Epizod 7: Kiedy myślisz że gorzej już nie będzie

Jako PMO miałam okazję uczestniczyć w wielu projektach tych małych, dużych, w tych na kilka tysięcy złotych i w tych na wiele, wiele milionów. 

Mam dwie historie, które wpłynęły na mnie jako PMO i którymi chciałbym się z Wami podzielić.

Pierwsza historia związana jest akurat z projektem na kilkadziesiąt milionów i trwającym kilka dobrych lat. Druga historia, to mały projekt. Co je łączy? Jak zobaczycie uczymy się całe życie, ale najważniejsze jest doświadczenie, a jak wiecie to cenny skarb, bo pomaga w pracy, a tego nie znajdziemy w żadnych książkach.

Jeśli chodzi o pierwszy projekt to pamiętam, że współpracowałam wtedy z wieloma ciekawymi ludźmi, ale nie byłam tym PMO wiodącym w projekcie, uzależniona byłam od PMO głównej firmy wykonawczej, gdzie w zespole PMO było 5-10 osób. A ja jako PMO podwykonawcy byłam sama. Nasza współpraca układała się dobrze do czasu. 

Na początek oskarżono mnie o spoufalanie się z Dostawcą, bo w jednym z maili umieściłam emotkę „:)”. Dostawca miał przesłać dokument do weryfikacji, zapomniał go jednak załączyć do korespondencji. Odpisałam mu, że „Brakuje załącznika” i na końcu umieściłam właśnie uśmiech. PMO po stronie wykonawcy zwróciło mi uwagę i napisało do mojego Managera, nie do mnie, że taka korespondencja nie powinna mieć miejsca.

Machnęliśmy na to ręką, uzgodniliśmy, że na potrzeby projektu będziemy zwracać uwagę na takie niuanse i wróciliśmy do pracy.

Jednak spokój nie trwał długo. Jako że sama musiałam wiele rzeczy robić sama i niestety brakowało mi czasu na sprawdzenie np. obszernej dokumentacji, która miała być przekazana do klienta często zdarzało się, że właśnie ta dokumentacja była niedostosowana do finalnej wersji. Była niesprawdzona, posiadała błędy.

Na swoje usprawiedliwienie miałam jedynie to, że byłam wtedy zaangażowana również w prace w innych projektach, więc siłą rzeczy nie byłam w stanie robić tylu rzeczy na raz.

Przedstawiałam swoją sytuację PMO wiodącemu, ale raczej musiałam liczyć sama na siebie. Nawet prośby do osób przygotowujących dokumenty, aby zwracały uwagę na takie rzeczy nie miały sensu, bo im zależało na czasie, a co mówić jeszcze o stosowaniu formatu dokumentacji i ortografii:)

Siłą rzeczy przełożyło się to na dokumenty i oczywiście na mnie. PMO wiodące zamiast pisać i kontaktować się w tej sprawie ze mną postanowiło zwracać się z tym do mojego Managera z informacją do swojego Managementu i ogólnie rzecz ujmując skarżyć na mnie, że nie współpracuję tak jak to było ustalone.

Z natury nie zostawiam takich rzeczy samych sobie (a bardzo nie lubię takiego zachowania jakie zaprezentowało PMO wiodące), napisałam maila w tej sprawie do PMO wiodącego (telefonu nie odbierano). W skrócie: zwróciłam uwagę, że takie rzeczy załatwia się między sobą, a nie skarży dookoła i że znana była im moja sytuacja. Odpowiedzi nie otrzymałam.

Mój Manager zachował się jak należy. W oczach głównego wykonawcy stałam się jednak osobą niekompetentną. Doszły mnie nawet słuchy, że śmiali się ze mnie, a to już mnie zabolało tym bardziej, że naprawdę nie na wszystko miałam wpływ.

Od tamtej pory nasza współpraca była czysto formalna i chyba tak było najlepiej.

A czego mnie to nauczyło?
Uczyniło mnie to mądrzejszą, przede wszystkim zachowywać dystans do wszystkich ludzi z którymi współpracuję. Nigdy nie wiesz co kryje się za ich twarzą.
Po drugie nauczyłam się, że nie każdego obchodzi Twój punkt widzenia, musisz liczyć tylko na siebie, bo inni widzą tylko swój czubek nosa.
I po trzecie panować nad emocjami. Czasami lepiej czegoś nie powiedzieć niż powiedzieć za dużo.

Moja druga historia to bardzo ciekawy projekt który miałam przyjemność prowadzić jako Project Manager i który na sam koniec dostarczył mi sporą dawkę emocji a zarazem wiedzy.

Otóż kiedy projekt był już na zamknięciu Klient poprosił o wycenę licencji, które chciałby zakupić.

Poprosiłam nasz dział zakupów o taka wycenę, dostałam informację, potwierdziłam raz jeszcze, że jest to cena finalna jaką mogę przekazać Klientowi i wysłałam. Klient potwierdził zakup kilku sztuk licencji po tej cenie i kiedy doszło do zakupu okazało się, że przekazano mi błędną cenę. 

Klient nie chciał słuchać tłumaczeń i ogólnie był zły na całe to zajście. Osoba ze sprzedaży nie chciała ze mną rozmawiać więc zaangażowali się sprzedawcy, którzy znali Klienta. Sprawa została załatwiona, a ja cieszyłam się, że miałam korespondencję mailową z osobą od sprzedaży, która potwierdzała mi złą cenę. Firma wiedziała, że to nie ja zawaliłam. Kazali mi następnym razem mimo wszystko pisać, że „ Przedstawiona cena nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu......”. Niestety przez to całe zajście Klient czuł niesmak do mnie, ale tylko dlatego że to ja przyznałam się do błędu. Powiedziałam, że to błąd po naszej stronie. Wzięłam to na siebie.

Jaka z tego nauka?
Zawsze dbaj o to, aby wszystko mieć uzgodnione na piśmie. Szczególnie jeśli chodzi o pieniądze.
A po drugie zawsze pamiętaj o dopisku
„ Przedstawiona cena nie stanowi ofert handlowej”.